ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

Η αστική μη κερδοσκοπική εταιρεία με την επωνυμία «Αποστολή», (στο εξής η Εταιρεία), που εδρεύει στο Ν. Κόσμο, Ήρας 8 & Δέσπως Σέχου 37, ΑΦΜ 997889618, Δ.Ο.Υ. ΙΖ’ Αθήνας, ως Υπεύθυνη Επεξεργασίας Δεδομένων Προσωπικού χαρακτήρα, σας παρέχει δια του παρόντος την ακόλουθη ενημέρωση για την επεξεργασία των δεδομένων σας προσωπικού χαρακτήρα και τα δικαιώματά σας ως υποκειμένου της επεξεργασίας. σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας  Δεδομένων (Ε.Ε. 679/2016) την εκάστοτε εθνική νομοθεσία, καθώς και τις Αποφάσεις, Οδηγίες και Γνωμοδοτήσεις της αρμόδιας εποπτικής Αρχής.

Η παρούσα ενημέρωση απευθύνεται σε προμηθευτές προϊόντων  και παρόχους υπηρεσιών (συμβάσεις έργου), που συνεργάζονται ή επιθυμούν να συνεργαστούν με την Εταιρεία.

Η παρούσα ενημέρωση επανεξετάζεται σε τακτά χρονικά διαστήματα και δύναται να αναθεωρηθεί.

Η Εταιρεία συλλέγει και επεξεργάζεται τα κάτωθι δεδομένα (ενδεικτικά και όχι περιοριστικά), ανάλογα με το είδος της συνεργασίας ή της σύμβασης.

Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα.

Για ατομικές επιχειρήσεις/επιτηδευματίες: Βασικά στοιχεία αναγνώρισης (ονοματεπώνυμο, πατρώνυμο, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου/ ή και ταχυδρομική διεύθυνση, αριθμός σταθερού ή κινητού τηλεφώνου,) ΑΦΜ, ΔΟΥ, ΑΔΤ ή Διαβατηρίου, διακριτικός τίτλος/τύπος επιχείρησης, διεύθυνση έδρας, τραπεζικοί λογαριασμοί, ασφαλιστική ενημερότητα ή/και φορολογική ενημερότητα,  στοιχεία σχετικά με την οικονομική κατάσταση, άδεια ασκήσεως επαγγέλματος (όπου αυτό απαιτείται), βιογραφικό σημείωμα, φωτοαντίγραφο τίτλου σπουδών,  στοιχεία αναφορικά με το προσωπικό που θα απασχοληθεί, (όπου αυτό απαιτείται)

Για νομικά πρόσωπα/εταιρείες: βασικά στοιχεία αναγνώρισης νομίμων εκπροσώπων, αντικλήτων, υπευθύνων έργου κλπ ή προσώπων επικοινωνίας (ονοματεπώνυμο, πατρώνυμο, διακριτικός τίτλος,  τίτλος – θέση στην εταιρεία,  διεύθυνση, αριθμός σταθερού ή/και κινητού τηλεφώνου, ηλεκτρονικές διευθύνσεις), στοιχεία αναφορικά με το προσωπικό που θα απασχοληθεί (όπου αυτό απαιτείται).

-Καταγραφή εικόνας στα πλαίσια λειτουργίας κλειστού κυκλώματος τηλεόρασης (CCTV).

Οποιαδήποτε άλλο στοιχείο  προβλέπεται από τη διαγωνιστική διαδικασία της Εταιρείας ή την κείμενη νομοθεσία για τη συμβατική μας σχέση.

 

Ειδική Κατηγορία Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα.

Η Εταιρεία επεξεργάζεται ειδική κατηγορία προσωπικών δεδομένων, που αφορούν ποινικές διώξεις, μέτρα ασφαλείας και καταδίκες, όπως για παράδειγμα είναι δηλώσεις ή έγγραφα που αφορούν τη μη τέλεση συγκεκριμένων αξιόποινων  πράξεων.

Προέλευση Δεδομένων.

Η Εταιρεία επεξεργάζεται τα προσωπικά δεδομένα που δηλώνει ή θα δηλώσει στο μέλλον προς την Εταιρεία ο προμηθευτής ή πάροχος υπηρεσιών καθώς  και όσα προκύπτουν κατά τη διάρκεια της συμβατικής μας σχέσης.

Όταν δίνετε στην Εταιρεία στοιχεία τρίτων προσώπων θα πρέπει να ενημερώνετε τα πρόσωπα αυτά για την γνωστοποίηση των στοιχείων τους στην Εταιρεία και να τους έχετε παραπέμψει στην παρούσα ενημέρωση της Εταιρείας, που είναι αναρτημένη στο www.mkoapostoli.gr

 

Η Εταιρεία επεξεργάζεται δεδομένα σας, που συλλέγει από τρίτες δημόσια προσβάσιμες πηγές (όπως για παράδειγμα είναι εμπορικά μητρώα, διαδίκτυο, επαγγελματικοί οδηγοί), τα οποία αφορούν την επαγγελματική σας δραστηριότητα και εφόσον τα δεδομένα αυτά είναι απαραίτητα για τους σκοπούς της επεξεργασίας.

 

Σκοποί επεξεργασίας/Νομική Βάση Επεξεργασίας

Επεξεργαζόμαστε τα προσωπικά σας δεδομένα:

-σε προσυμβατικό στάδιο για τη συγκέντρωση της απαραίτητης πληροφόρησης και αξιολόγησης για την έναρξη της συναλλακτικής μας σχέσης, όπως για παράδειγμα είναι η κατάρτιση μητρώου προμηθευτών, η αξιολόγηση μέσα στα πλαίσια των διαγωνιστικών διαδικασιών. Στην περίπτωση αυτή νομική βάση επεξεργασίας αποτελεί το έννομο συμφέρον της Εταιρείας να επιλέγει τους  κατάλληλους προμηθευτές/παρόχους μέσω αξιολόγησης των προσφορών τους και των κριτηρίων που έχει θεσπίσει.

-για την εκτέλεση της σύμβασης, για την επικοινωνία και την εκπλήρωση των εκατέρωθεν υποχρεώσεων που πηγάζουν από τη συμβατική μας σχέση (όπως για παράδειγμα είναι η καταβολή αμοιβών). Στην περίπτωση αυτή νομική βάση επεξεργασίας αποτελεί η εκτέλεση της σύμβασης.

-για τη συμμόρφωση της Εταιρείας προς τον νόμο (όπως για παράδειγμα είναι φορολογικές, ασφαλιστικές υποχρεώσεις),  η παροχή στοιχείων σε ορκωτούς ελεγκτές .Στην περίπτωση αυτή νομική βάση επεξεργασίας αποτελεί η συμμόρφωση με έννομη υποχρέωση της Εταιρείας.

-για τη  διεκδίκηση νόμιμων αξιώσεων ενώπιον αρμόδιων δικαστικών φορέων ή άλλων φορέων εξωδικαστικής επίλυσης διαφοράς, Στην περίπτωση αυτή νομική βάση επεξεργασίας αποτελεί  το έννομο συμφέρον της Εταιρείας.

-για την αποστολή ηλεκτρονικών μηνυμάτων (e-mail), για να σας πληροφορήσουμε για κάθε είδους διαγωνιστική διαδικασία που προκηρύσσει η Εταιρεία προκειμένου να συμμετάσχετε στη διαδικασία και να μας αποστείλετε  προσφορές. Στην περίπτωση αυτή νομική βάση επεξεργασίας αποτελεί το έννομο συμφέρον της Εταιρείας.

– για την προστασία της ασφάλειας προσώπων και εγκαταστάσεων της Εταιρείας (κλειστό κύκλωμα τηλεόρασης CCTV).  Στην περίπτωση αυτή νομική βάση επεξεργασίας αποτελεί το έννομο συμφέρον της Εταιρείας.

για την ενημέρωση Δωρητών-Χρηματοδοτών, στους οποίους γνωστοποιούνται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, όπως είναι όνομα, επώνυμο, περιγραφή υπηρεσίας,  αμοιβή, οι οποίοι χρηματοδοτούν συγκεκριμένες δράσεις της Εταιρείας, σε ελέγχους που πραγματοποιούν στο πλαίσιο της χρηματοδότησης εκ μέρους τους. Στην περίπτωση αυτή νομική βάση επεξεργασίας αποτελεί το έννομο συμφέρον Δωρητών/Χρηματοδοτών για την ορθή χρηματοδότηση της δράσης  αλλά και του  έννομου συμφέροντος  της Εταιρείας για την εξασφάλιση της χρηματοδότησής της και της συνέχειας της λειτουργίας της.

Στην περίπτωση διαγωνιστικών διαδικασιών που διεξάγει η Εταιρεία, οι  οποίες διέπονται με βάση τα οριζόμενα στον ν. 4412/2016 ή από άλλες διατάξεις, αναφορικά με επιχορηγήσεις ή χρηματοδοτήσεις που λαμβάνει, οι οποίες προέρχονται από ευρωπαϊκούς ή κρατικούς πόρους, όπου ακολουθείται η νομοθεσία, εθνική και ευρωπαϊκή, περί δημοσίων συμβάσεων, τόσο σε προσυμβατικό όσο και κατά τη διάρκεια εκτέλεσης της σύμβασης, η επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, βάσει δικαιολογητικών που θέτει η κείμενη νομοθεσία,  γίνεται προς τον σκοπό συμμόρφωσης με την κείμενη νομοθεσία. Νομική βάση επεξεργασίας αποτελεί η έννομη υποχρέωση της Εταιρείας.

Η επεξεργασία ειδικής κατηγορίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα (ποινικές διώξεις, μέτρα ασφαλείας και καταδίκες) πραγματοποιείται από την Εταιρεία:

– όταν αυτό προβλέπεται από τον νόμο. Στην περίπτωση αυτή η επεξεργασία διενεργείται βάσει ρητής νομοθετικής πρόβλεψης.

-για τη θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων, ενώπιον αρμόδιων δικαστικών φορέων ή άλλων φορέων εξωδικαστικής επίλυσης διαφοράς. Στην περίπτωση αυτή νομική βάση επεξεργασίας αποτελεί η θεμελίωση, άσκηση, ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων της Εταιρείας.

Ανά περίσταση, η Εταιρεία επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τόσο ως υπεύθυνος επεξεργασίας, όσο και ως εκτελών την επεξεργασία για λογαριασμό τρίτων. Ειδικότερα σύμφωνα με το άρ. 54 Α του ν 4314/2014, όπως αυτό εκάστοτε  ισχύει, για τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα των συμμετεχόντων σε πράξεις που συγχρηματοδοτούνται από το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο και υλοποιούνται στο πλαίσιο των επιχειρησιακών προγραμμάτων, Υπεύθυνος Επεξεργασίας είναι το Υπουργείο Οικονομίας και Ανάπτυξης και η Εταιρεία ως δικαιούχος είναι «εκτελών την επεξεργασία».

Mη παροχή δεδομένων.

Τυχόν αντίρρησή σας ως προς την παροχή δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, ενδέχεται να οδηγήσει σε αδυναμία έναρξης ή συνέχισης σύμβασης με την Εταιρεία.

. Αποδέκτες Προσωπικών Δεδομένων.

Πρόσβαση στα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, ανάλογα με τον εκάστοτε σκοπό επεξεργασίας έχουν ενδεικτικά και όχι περιοριστικά οι κάτωθι:

(α) Η Διοίκηση της Εταιρείας.

(β)  Το υπαλληλικό προσωπικό και Συνεργάτες,  που παρέχουν υπηρεσίες στην Εταιρεία, όπως αυτοί δύναται να είναι (ενδεικτικά και όχι περιοριστικά), συμμετέχοντες στις αρμόδιες επιτροπές, πρόσωπα που σχετίζονται με την εκτέλεση της σύμβασης, φοροτεχνικοί και νομικοί σύμβουλοι, εταιρείες παροχής υπηρεσιών ΙT,  εταιρείες υπηρεσιών καταβολής αμοιβών, ελεγκτικές εταιρείες, εταιρείες παροχής υπηρεσιών ασφάλειας εγκαταστάσεων, πιστωτικά ιδρύματα

(γ)  Κάθε φυσικό ή νομικό πρόσωπο, δημόσια αρχή ή υπηρεσία, δικαστικές, εισαγγελικές και ανακριτικές αρχές, όταν η διαβίβαση ή γνωστοποίηση των δεδομένων επιβάλλεται από τη νομοθεσία, από δικαστική απόφαση της ημεδαπής ή της αλλοδαπής νομοθεσίας ή από απόφαση άλλης Αρχής ή μετά από αίτηση φυσικού ή νομικού προσώπου που έχει και αποδεικνύει έννομο συμφέρον και σύμφωνα με τις νόμιμες διαδικασίες.

(δ) Δωρητές-Χρηματοδότες.

Η Εταιρεία όπου απαιτείται συνάπτει σχετικές συμβάσεις με φυσικά ή νομικά πρόσωπα στα οποία διαβιβάζονται τα δεδομένα σας και οι οποίοι λειτουργούν ως εκτελούντες την επεξεργασία, δηλαδή όταν επεξεργάζονται τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα για λογαριασμό της.

Σε κάθε διαβίβαση λαμβάνουμε πάντα κάθε μέτρο ώστε τα δεδομένα που θα διαβιβάζονται να είναι πάντα τα ελάχιστα αναγκαία.

Διαβίβαση δεδομένων σε χώρες εκτός Ε.Ε. (τρίτες χώρες) ή σε διεθνή οργανισμό.

Η Εταιρεία  κατά κανόνα δεν διαβιβάζει δεδομένα σε χώρες εκτός Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (τρίτες χώρες). Όταν αυτό απαιτηθεί και σύμφωνα με την εφαρμοστέα νομοθεσία,  η Εταιρεία  διασφαλίζει ότι η διαβίβαση γίνεται με βάση κατάλληλες εγγυήσεις και σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία προστασίας δεδομένων, προκειμένου να διατηρείται το απαιτούμενο επίπεδο προστασίας των δεδομένων σας.

 

Δικαιώματα Υποκειμένου.

Υπό την επιφύλαξη του εφαρμοστέου δικαίου μπορείτε να ασκήσετε, κατά περίπτωση, τα εξής δικαιώματα για τα ως άνω δεδομένα:

-δικαίωμα πρόσβασης (για να μάθετε ποια δεδομένα σας επεξεργαζόμαστε, για ποιο λόγο, τις κατηγορίες των δεδομένων σας και τους αποδέκτες ή και τις κατηγορίες των αποδεκτών),

-δικαίωμα διόρθωσης (για να διορθωθούν τυχόν ελλείψεις ή ανακρίβειες των δεδομένων σας)

–δικαίωμα διαγραφής (δικαίωμα στη λήθη) (διαγραφή τους από τα αρχεία μας, εφόσον όμως η επεξεργασία τους δεν είναι πλέον απαραίτητη)

-δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας (σε περίπτωση αμφισβήτησης της ακρίβειας των δεδομένων κ.λπ.)

-δικαίωμα φορητότητας (να λάβετε τα δεδομένα σας σε δομημένο και κοινώς χρησιμοποιούμενο μορφότυπο, για όσα δεδομένα τηρούνται σε ηλεκτρονικό αρχείο).

-δικαίωμα εναντίωσης (για λόγους που αφορούν στην ιδιαίτερη κατάστασή σας στην περίπτωση που τα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα υφίστανται επεξεργασία για τους σκοπούς εννόμων συμφερόντων της Εταιρείας)

δικαίωμα ανάκλησης (έχετε δικαίωμα να ανακαλέσετε οποτεδήποτε τη συγκατάθεσή σας, όπου αυτή απαιτείται, χωρίς να θίγεται η νομιμότητα της επεξεργασίας που βασίστηκε σε αυτήν μέχρι και την ανάκλησή της).

Η ενδεχόμενη άσκηση αυτών των δικαιωμάτων σας ή και για  οποιαδήποτε διευκρίνιση αναφορικά με τα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα, πραγματοποιείται χωρίς κόστος για εσάς:

• με έγγραφη επιστολή στην ηλεκτρονική διεύθυνση,  dpo@mkoapostoli.gr
• αυτοπροσώπως ή με σχετική επιστολή προς την Εταιρεία (Αθήνα-Ν. Κόσμος, Ήρας 8 & Δέσπως Σέχου 37, Τ.Κ. 11743), υπόψη του Υπεύθυνου Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων (“Data Protection Officer”).
• αυτοπροσώπως ή με σχετική επιστολή σε Υποκαταστήματα/Δομή της Εταιρείας, που προσφέρετε τις υπηρεσίες σας.

Εάν τα αιτήματά σας είναι προδήλως αβάσιμα ή υπερβολικά, ιδίως λόγω του επαναλαμβανόμενου χαρακτήρα τους, τότε έχουμε την δυνατότητα είτε:

α) να επιβάλουμε την καταβολή εύλογου τέλους, λαμβάνοντας υπόψη τα διοικητικά έξοδα για την παροχή της ενημέρωσης ή

β) να αρνηθούμε να δώσουμε συνέχεια στο αίτημα.

Εφόσον ασκήσετε οποιαδήποτε από τα δικαιώματά σας αυτά, θα λάβουμε κάθε δυνατό μέτρο για την ικανοποίηση του αιτήματός σας εντός μηνός από τη λήψη του σχετικού αιτήματος, αφού σας ενημερώσουμε είτε για την ικανοποίησή του, είτε για τους αντικειμενικούς λόγους που εμποδίζουν την ικανοποίησή του. Η ως άνω προθεσμία μπορεί να παραταθεί κατά δύο ακόμη μήνες, εφόσον απαιτείται, λαμβανομένων υπόψη της πολυπλοκότητας του αιτήματος και του αριθμού των αιτημάτων, ύστερα από σχετική ενημέρωσή σας.

Τα ως άνω δικαιώματά σας περιορίζονται για τους λόγους που προβλέπονται από την ισχύουσα νομοθεσία.

Άρνηση της Εταιρείας ή αναιτιολόγητη καθυστέρηση ως προς την ικανοποίηση των αιτημάτων σας κατά την άσκηση των δικαιωμάτων σας, σας παρέχει το δικαίωμα να προσφύγετε στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα ως καθ’ ύλην αρμόδια εποπτική αρχή για την εφαρμογή ΓΚΠΔ και ενώπιον των αρμόδιων δικαστικών αρχών

Επικοινωνία με την Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα.

Σε περίπτωση που θεωρείτε ότι προσβάλλονται τα δικαιώματά σας που αφορούν στην προστασία των προσωπικών σας δεδομένων διατηρείτε το δικαίωμα υποβολής καταγγελίας στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, στην ταχυδρομική διεύθυνση Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, Γραφεία: Κηφισίας 1-3, Τ.Κ. 115 23, Αθήνα, τηλέφωνο 210 6475628, e-mail: contact@dpa.gr, fax: +30-210 6475628, www.dpa.gr

Ασφάλεια Επεξεργασίας.

 Ο Υπεύθυνος Επεξεργασίας αναγνωρίζει τη σημασία της ασφαλείας των Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα. Για τον σκοπό της επεξεργασίας λαμβάνουμε όλα τα σύγχρονα και κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα, την ανταπόκριση των οποίων ελέγχουμε σε τακτά χρονικά διαστήματα, ώστε να εξασφαλίζεται η μέγιστη δυνατή ασφάλειά.

 

Διατήρηση Προσωπικών Δεδομένων.

Η Εταιρεία θα διατηρεί και θα επεξεργάζεται τα ανωτέρω προσωπικά δεδομένα για όσο χρονικό διάστημα απαιτείται για την εξυπηρέτηση των προαναφερθέντων σκοπών επεξεργασίας, για τη συμμόρφωσή της με τις νομικές της υποχρεώσεις, για την υπεράσπισή της έναντι τυχόν νομικών αξιώσεων, σύμφωνα με το ισχύον νομοθετικό πλαίσιο.

Μετά το πέρας χρονικού διαστήματος διατήρησης, η Eταιρεία επιμελείται της ασφαλούς καταστροφής των δεδομένων σας.

 

Tροποποιήσεις-Αναθεωρήσεις

H Eταιρεία διατηρεί το δικαίωμα να τροποποιεί και να αναπροσαρμόζει την παρούσα Ενημέρωση,  με βάση την εκάστοτε ισχύουσα πολιτική της για την προστασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα  και στο πλαίσιο του εκάστοτε ισχύοντος νομοθετικού και κανονιστικού πλαισίου,  η οποία επικαιροποιημένη θα βρίσκεται πάντοτε διαθέσιμη στον ιστότοπο της Εταιρείας  www.mkoapostoli.gr.

ΕΚΔΟΣΗ 2.1:  ΣΕΠΤΕΜΒΡΙΟΣ 2020